Varmeafregning i almene boligselskaber — særlige regler og OIOUBL

Almene boligselskaber er underlagt strengere regler end private udlejere — særligt for digitale afregningsformater, tilsyn og beboerdemokrati. Her er hvad der adskiller almen fra privat.

---

Lovgrundlag for almene boligselskaber

---

Hvad adskiller almen fra privat udlejning?

---

OIOUBL — hvad og hvorfor

OIOUBL (Offentlig Information Online Universal Business Language) er det danske standardformat for elektroniske fakturaer til det offentlige.

Kræves ved:

• Kontraktaftaler med kommunale ejendomme
• Leverancer til almene boligorganisationer > 50.000 kr./år (EAN-nummereret)
• Statslige institutioner

<!-- Eksempel OIOUBL Invoice for varmeafregning -->
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
         xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
  <cbc:ID>SET-2025-001</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2025-09-01</cbc:IssueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>DKK</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <!-- AccountingSupplierParty, AccountingCustomerParty, ... -->
  <InvoiceLine>
    <cbc:ID>1</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="EA">1</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="DKK">4820.00</cbc:LineExtensionAmount>
    <Item>
      <cbc:Description>Varmeandel 2024-06-01 – 2025-05-31, Lejl. 3.th.</cbc:Description>
    </Item>
  </InvoiceLine>
</Invoice>

Platformen genererer: OIOUBL 2.1 Invoice pr. settlement via /api/v1/settlements/{id}/oioubl — kræver EAN-nummer på ejendom.

---

Beboerdemokrati og varmeafregning

I almene boligafdelinger har beboerne indflydelse via afdelingsmødet:

Praktisk: Overgang til M-Bus Gateway kræver typisk en afdelingsmødebeslutning ved almene selskaber. Platformen kan levere et beslutningsmateriale med ROI-beregning.

---

Tilsynsmyndighed — hvad kan ske?

Den kommunale tilsynsmyndighed (typisk Boligkontoret) kan:

1. Gennemgå varmeregnskaber — skal følge driftsbekendtgørelsens krav
2. Kræve revisorgodkendelse — af alle varmeafregninger over en vis størrelse
3. Pålægge korrektion — ved forkert fordeling eller manglende dokumentation
4. Bøde — ved grove overtrædelser af BEK 563

Platform-dokumentation: Alle afregninger inkluderer fuld audit-trail, kildedata og beregningsgrundlag — revisorgodkendt dokumentation out-of-the-box.

---

Driftsregnskab og varmeomkostninger

Almene boligafdelinger udarbejder et driftsregnskab der inkluderer varme som separat post:

Driftsregnskab — Afdeling 12 Eksempelvej
Regnskabsår: 1. januar 2025 – 31. december 2025

Varmeudgifter:
  Fjernvarme (AffaldVarme): 1.240.000 kr.
  Varmemålere (service):        18.500 kr.
  Operatørgebyr (platform):     24.000 kr.
                              ───────────
  Samlet varme:               1.282.500 kr.

Fordeling til beboere:
  Á conto modtaget:           1.224.000 kr.
  Efterbetaling/tilbagebetaling:  58.500 kr.

---

Krav til individuel måling (almene)

BEK 563 gælder fuldt ud for almene boliger. Derudover:

• Energimærkning: Opdateret energimærke kræves hvert 10. år (eller ved større renoveringer)
• EU EED fra 2027: Månedlige forbrugsdata til beboerne — digital portal obligatorisk
• Kalibrering: Skærpet krav til dokumentation — revisor tjekker MID-certifikater

---

Migrering fra Techem/ista (almen)

Skiftet fra etablerede operatører til selveje kræver ved almene:

1. Afdelingsmødebeslutning (simpelt flertal)
2. Opsigelse af operatørkontrakt (typisk 6–12 mdr. varsel)
3. AES-nøgle-udlevering fra operatør (EU EED art. 9c)
4. Gateway-installation (autoriseret installatør)
5. Registrering af alle HCA/målere i portal
6. Overgangsperiode: parallelt system 1 sæson
7. Første selvstændig afregning
8. OIOUBL-opsætning hvis EAN-fakturering kræves

Tidsplan: Typisk 9–15 måneder for fuldt skifte.

---

Subsidier og støtteordninger

---

Konklusion

Almene boligselskaber følger BEK 563 som private udlejere, men med ekstra lag: OIOUBL-fakturering, kommunalt tilsyn, statsautoriseret revision og beboerdemokratisk beslutningsproces. Platformen understøtter alle disse krav — inkl. OIOUBL-generering pr. settlement og fuld audit-trail til revisor.

Se OIOUBL-guide eller kontakt os om almen-løsning.