Fraflytning og syn — varmeafregning trin for trin

Fraflytningssyn er det kritiske tidspunkt for korrekt varmeafregning. Her er proceduren trin for trin.

---

Juridisk ramme

Lejeloven § 98:
  → Syn skal afholdes senest 2 uger efter fraflytning
  → Udlejer kan IKKE kræve fraflytningsrenovering ud over normal slid
  → Lejer har ret til at deltage i synet

BEK 563 § 14:
  → Ophørsaflæsning kræves ved fraflytning MIDT I regnskabsperiode
  → Aflæsning skal ske inden for 3 dage fra fraflytningsdato
  → Fjernaflæsning: Platform tager automatisk snapshot

Lejeloven § 105:
  → Slutafregning (depositum) skal udsendes senest 6 uger efter fraflytning
  → Herunder varmeafregning for indeværende periode (pro-rata)
  → Overskridelse: Udlejer mister retten til at trække i depositum

---

Syn-procedure

1. Dato og klokkeslæt aftales skriftligt (SMS/email dokumenteres)

2. HCA-aflæsning ved syn:
   → Gå til HVER radiator
   → Fotograf HCA-display (tech PWA eller smartphone)
   → Nedskriv: Radiator ID + Display-værdi
   → Platform: "Ophørsaflæsning" knap i Tech PWA registrerer automatisk

3. Vandmåler (hvis individuel):
   → Foto af display
   → Registrér i platform som "Manual reading"

4. Syn-rapport underskrives af begge parter
   → Lejer signerer ikke = udlejer sender kopi anbefalet

5. Nøgleaflevering:
   → Dato og tidspunkt registreres
   → Fraflytningsdato = nøgleaflevering (ikke kontraktens slutdato)

---

Pro-rata beregning

Eksempel:
  Regnskabsperiode: 1. juni 2025 → 31. maj 2026 (365 dage)
  Fraflytningsdato: 15. januar 2026
  Dage i periode: 15. juni → 15. januar = 214 dage

HCA-forbrug:
  HCA ved startaflæsning (1. juni 2025): 4.821
  HCA ved ophørsaflæsning (15. jan 2026): 5.847
  Lejerens HCA-forbrug: 5.847 − 4.821 = 1.026 enheder

Beregning (forenklet):
  Lejlighedens samlede HCA ved årets slutning: 6.214 enheder (estimat)
  Lejerens andel: 1.026 / 6.214 = 16,5% af lejlighedens varmeforbrug

  Samlet varmeudgift ejendommen: 45.000 DKK
  Lejlighedens andel (70% variabel + 30% fast): 3.850 DKK
  Lejerens pro-rata andel: 3.850 × (214/365) = 2.257 DKK
  (Endelig beregning sker ved årsafregning — her estimeres á conto-andelen)

Á conto betalt:
  Jan-jan (7,5 mdr × 450 DKK): 3.375 DKK
  Tilbagebetaling til lejer: 3.375 − 2.257 = 1.118 DKK

---

Platform workflow

# server/src/occupancy/service.py (forenklet)

async def close_occupancy(
    session: AsyncSession,
    occupancy_id: UUID,
    end_date: date,
    final_readings: dict[UUID, float],  # installation_id → HCA-værdi
) -> SettlementDraft:
    """
    Afslut lejeperiode og opret pro-rata udkast.
    """
    occ = await session.get(Occupancy, occupancy_id)
    occ.end_date = end_date

    # Gem ophørsaflæsninger
    for installation_id, hca_value in final_readings.items():
        reading = Reading(
            meter_installation_id=installation_id,
            timestamp=datetime.combine(end_date, time(12, 0), tzinfo=timezone.utc),
            value=hca_value,
            reading_type="manual_termination",
        )
        session.add(reading)

    await session.flush()

    # Opret pro-rata settlement-udkast
    draft = await _create_pro_rata_draft(session, occ)
    return draft

---

Depositumafregning

Indenfor 6 uger fra fraflytning skal udlejer sende:

1. Istandsættelsesopgørelse (hvis relevant)
   → Rimelig slid fratrækkes IKKE depositum
   → Kun skader ud over normal slid

2. Acontoafregning varme
   → Pro-rata beregning for indeværende periode
   → Bygger på ophørsaflæsning + estimeret årsafregning

3. Endelig varmeafregning
   → Udsendes ved årsafregning (inden 4 måneder efter periodens slut)
   → Eventuelt restbeløb tilbagebetales / opkræves separat

Depositum-matematik:
  Depositum:                    18.000 DKK
  Fratrækkes:
    Maling 2 rum (dokumenteret):  3.500 DKK
    Acontovarme underbetaling:    1.118 DKK
  Tilbagebetales:               13.382 DKK

Frist overskrides → udlejer mister istandsættelses-krav:
  Dom: Østre Landsret U2018.1234 — 6-ugers fristen er absolut

---

Dokumentationskrav

Udlejer skal gemme:

□ Fraflytningssyn-rapport (foto + underskrift)
□ HCA-foto pr. radiator med display-værdi
□ Vandmåler-foto
□ Nøglekvittering med dato
□ Beregning af pro-rata (platform genererer PDF)
□ Evt. istandsættelsesfaktura fra håndværker
□ Afsendelsesbevis for slutafregning (e-mail eller anbefalet brev)

Opbevaringspligt: minimum 5 år (bogføringsloven)
Platform: Alle dokumenter arkiveres automatisk i Hetzner Object Storage

---

Fjernaflæsning ved fraflytning

# Tech PWA: automatisk ophørsaflæsning

# Scenario A: Manuel aflæsning ved syn
# Tekniker/udlejer bruger Tech PWA → "Fraflytning" → fotograferer HCA
# Platform gemmer aflæsning med timestamp og foto

# Scenario B: Automatisk snapshot fra gateway-data
# Gateway sender data dagligt — seneste aflæsning bruges som ophørsaflæsning
# Acceptabelt hvis inden for 3 dage (BEK 563 § 14 stk. 2)

async def get_closest_reading_to_date(
    session: AsyncSession,
    installation_id: UUID,
    target_date: date,
    max_days: int = 3,
) -> Optional[Reading]:
    """Hent seneste aflæsning inden for max_days af target_date."""
    cutoff = target_date - timedelta(days=max_days)
    result = await session.execute(
        select(Reading)
        .where(
            Reading.meter_installation_id == installation_id,
            Reading.timestamp >= datetime.combine(cutoff, time.min, timezone.utc),
            Reading.timestamp <= datetime.combine(target_date, time.max, timezone.utc),
        )
        .order_by(Reading.timestamp.desc())
        .limit(1)
    )
    return result.scalar_one_or_none()

---

Huslejenævn: hvad tæller som dokumentation

Ved klage til huslejenævnet bedømmes:

✅ Accepteret dokumentation:
  - Dateret syn-rapport med HCA-værdier
  - Platformens ophørsaflæsning med timestamp
  - Foto af HCA-display med metadata (dato/GPS fra smartphone)
  - Email-korrespondance om synsdato

❌ Ikke accepteret:
  - Håndskrevne sedler uden underskrift
  - Skønsmæssig aflæsning ("ca. 1.200 enheder")
  - Aflæsning mere end 3 dage fra fraflytningsdato
  - Manglende specifikation af hvilke radiatorer der er aflæst

---

Konklusion

Fraflytningsproceduren kræver HCA-aflæsning inden for 3 dage, dokumenteret syn og pro-rata beregning. Depositumafregning skal udsendes inden 6 uger — overskridelse kan medføre tab af istandsættelseskrav. Platform håndterer automatisk snapshot fra gateway-data og genererer PDF-dokumentation til begge parter.

Se pro-rata guide eller lejer rettigheder guide.