Varmeregnskab ved skift af ejendomsadministrator — overdragelse og dataoverflytning

Skift af ejendomsadministrator midt i et regnskabsår kræver præcis overdragelse af varmedata, á conto-depoter og krypteringsnøgler. Her er den komplette proces.

---

Hvad skal overdrages

Administrator A → Administrator B, overdragelsesdato: 1. oktober 2025

Kategori 1: Aktuelle data (KRITISK)
  → Alle HCA-aflæsninger siden 1. juni 2025 (regnskabsårets start)
  → AES-dekrypteringsnøgler til alle krypterede HCA-målere
  → Nuværende á conto-bidrag pr. lejlighed
  → Á conto-depot pr. lejlighed (akkumuleret siden 1. juni)
  → Aktive lejekontrakter med lejer-email og telefon

Kategori 2: Historiske data (5 år lovkrav)
  → Alle afregninger 2020-2025 (GDPR + bogføringsloven 5 år)
  → HCA-kalibreringscertifikater
  → Installationsfotos og servicerapporter
  → Korrespondance med lejere om indsigelser

Kategori 3: Gateway-adgang
  → MQTT certifikater og client credentials
  → Cloudflare Tunnel token (til remote adgang)
  → Gateway-login (lokalt netværk: Pi SSH nøgle + adgangskode)
  → wmbusmeters konfiguration (alle meter-configs)

Kategori 4: Platformadgang
  → API-nøgler til eksisterende tredjepartsintegrationer
  → Brevo/email-template konfiguration
  → Stripe abonnements-ID (videreføres under nyt Tenant)

KRITISK: AES-nøgler må ALDRIG sendes via email
  → Fysisk overdragelse på papir (fortrolig kuvert)
  → ELLER via krypteret kanal (Signal, GPG-krypteret email)
  → Administrator A beholder ingen kopi efter overdragelse (GDPR)

---

Platform-overdragelse: To modeller

Model A: Ny tenant på samme platform (anbefalet)
  → Administrator B opretter ny Tenant på platformen
  → Administrator A eksporterer komplet datapakke
  → Ejendomme flyttes til B's tenant_id (via super_admin)
  → Historiske data medfølger
  → Lejere berøres ikke (afregningerne er knyttet til ejendom)
  → Fordel: Ingen data-tab, komplet historik bevares

Model B: Skift til anden platform
  → Administrator A eksporterer alt til CSV/PDF
  → Administrator B importerer til ny platform
  → Risiko: Tab af historiske data afhænger af eksportformat
  → Krav: Eksportér MINDST de seneste 5 år afregninger og HCA-data

Super admin intervention ved Model A:
  # super_admin kører property-transfer:
  POST /api/v1/admin/transfer-property
  {
    "property_id": "...",
    "from_tenant_id": "...",   # Administrator A's tenant
    "to_tenant_id": "...",     # Administrator B's tenant
    "transfer_date": "2025-10-01"
  }

---

Á conto-depot overdragelse

Á conto-depot = penge lejerne har indbetalt men endnu ikke afregnet

Beregning pr. 1. oktober 2025:
  Regnskabsår: 1. juni 2025 → 31. maj 2026
  Lejlighed 3A: 1.200 DKK/md á conto × 4 måneder (juni-september) = 4.800 DKK

  Administrator A opkræver og beholder á conto til afregning
  → Skiftes administrator: A skal afregne med B ELLER overlade depot til B

Juridisk:
  → Á conto-depot tilhører lejerne (ikke administratoren)
  → Administrator A er forpligtet til at overdrage depotets aktuelle værdi
  → Typisk: Indgår i handlens vilkår (administrator-kontrakt ophør)
  → OBS: Udlejer (ejendomsejeren) er part i overdragelsen, ikke administrator

Platform beregning:
  GET /api/v1/properties/{id}/aconto-report?date=2025-10-01
  → Returnerer: Á conto pr. lejlighed × måneder = samlet depot
  → Bruges som grundlag for overdragelsesøkonomi

---

Delafregning ved administrator-skift

Spørgsmål: Skal der udstedes en delafregning ved administrator-skift?

BEK 563 svar: NEJ, ikke påkrævet
  → BEK 563 kræver afregning ved EJERENS regnskabsårs afslutning
  → Administrator-skift medfører ikke ny afregningsperiode
  → Lejerne kan IKKE kræve delafregning ved administrator-skift alene

Undtagelse: Ejer-skift KOMBINERET med administrator-skift
  → Ejendomshandel + administrator-skift → ejendomshandlen trigger afregning
  → Se ejendomshandel-guide for den situation

Anbefalet praksis:
  → Administrator A lukker sine bøger pr. overdragelsesdato
  → Alle HCA-aflæsninger ved overdragelsesdato tages som snapshot
  → Snapshot = startpunkt for Administrator B's periode
  → Afregning sker normalt ved regnskabsårets afslutning (maj 2026)

Platform snapshot:
  POST /api/v1/properties/{id}/administrator-handover
  {
    "handover_date": "2025-10-01",
    "hca_snapshot": true,  # Tag snapshot af alle aktive installationer
    "generate_report": true
  }

---

Overdragelsesrapport

Administrator A genererer:

1. Teknisk rapport (platform-eksport):
   → CSV: Alle aflæsninger siden regnskabsårets start
   → CSV: Alle aktive occupancies med á conto-beløb
   → CSV: Alle installationer med meter-ID og kalibreringsdato
   → PDF: Seneste årsafregning pr. lejlighed

2. Nøgle-dokument (fortrolig):
   → AES-nøgler pr. måler (meter-ID + nøgle)
   → Gateway SSH-adgangskode
   → MQTT client certificate bundle (ZIP)
   → Cloudflare Tunnel token

3. Lejer-information:
   → Liste over lejere med kontaktoplysninger og aktuelle á conto
   → Åbne indsigelsessager (status + historik)
   → Planlagte til- og fraflytninger i de næste 6 måneder

Platform "Overdragelsespakke" feature:
  GET /api/v1/properties/{id}/handover-package
  → Genererer ZIP med alle CSV/PDF automatisk
  → AES-nøgler eksporteres separat (kræver super_admin)
  → Lejer-data pseudonymiseres i overflytningsrapport

---

Lejerne ved administrator-skift

Kommunikation til lejerne:

Påkrævet information (lejelovens § 7 stk. 6):
  → Udlejer skal skriftligt informere lejerne om ny administrator
  → Information: Ny administrators navn, adresse, kontakt
  → Frist: Inden overdragelsesdato

IKKE påkrævet men anbefalet:
  → Forklaring af hvad der sker med á conto
  → Bekræftelse: "Jeres afregning sker til normal tid (inden september 2026)"
  → Ny kontaktperson for havarier og fejl

Platform: Lejer-infobrev generering
  → POST /api/v1/properties/{id}/tenant-notifications/administrator-change
  → Genererer personaliseret infobrev pr. lejlighed
  → Sender via Brevo til alle lejere med email
  → Tekstskabelon redigeres af udlejer inden udsendelse

Typiske spørgsmål fra lejere:
  Q: "Får jeg ny bankkonto til á conto?"
  A: Typisk ja — udlejer/ny administrator angiver ny konto
  
  Q: "Skal jeg skrive under på noget?"
  A: Nej — lejekontrakt er med ejendommens ejer, ikke administratoren
  
  Q: "Hvornår får jeg min årsafregning?"
  A: Som planlagt — senest 4 måneder efter 31. maj 2026

---

Konklusion

Skift af ejendomsadministrator kræver systematisk overdragelse af HCA-data, AES-nøgler og á conto-depoter — men udløser ikke en ny afregningsperiode. Platform-overdragelse via super_admin er den sikreste metode: alle historiske data bevares og lejerne oplever ingen forskel. AES-nøgler overdrages aldrig digitalt ukrypteret. Lejerne informeres skriftligt om ny kontaktperson.

Se ejendomshandel overdragelse guide eller ejendomsadministration digital platform guide.