Skift af ejendomsadministrator — varmeregnskab og overdragelse

Skift af ejendomsadministrator midt i en regnskabsperiode kræver nøje planlægning for at sikre korrekte årsafregninger. Her er processen trin for trin.

---

Hvad overdrages ved administratorskift?

Overdragelsespakke — varmeregnskab:

Dokumenter der SKAL overdrages:
  ✅ Alle HCA-aflæsninger siden seneste årsafregning
  ✅ Seneste årsafregning (inkl. beregningsgrundlag)
  ✅ Fjernvarmefakturaer for indeværende periode
  ✅ AES-nøgler til krypterede wM-Bus målere
  ✅ Alle lejekontrakter med á conto-beløb
  ✅ Varselsbreve sendt til lejere (á conto-ændringer)
  ✅ Åbne indsigelser og tvister
  ✅ Kalibreringsdokumenter og MID-certifikater

Data der TYPISK glemmes (og giver problemer):
  ⚠️ HCA-startaflæsninger ved periodens start
  ⚠️ Pro-rata-data for lejere der er flyttet ind/ud
  ⚠️ Aftaler med fjernvarmeselskabet (returtemperaturtillæg)
  ⚠️ Etagekorrektionsfaktorer (BEK 563 § 4)
  ⚠️ Historiske afregninger (5-årig opbevaringspligt)

---

Overdragelse ved årsafregning vs. midtvejsskift

Scenarie A: Skift præcis ved periodeafslutning (optimal)

  Gammel administrator:
  → Gennemfører årsafregning for afsluttet periode
  → Sørger for at alle lejere har modtaget og betalt
  → Overdragelsespakke: Komplet afregning + start-aflæsninger

  Ny administrator:
  → Modtager komplet overdragelsespakke
  → Starter ren med nul tilgodehavender
  → Sætter ny á conto pr. 1. juni (ny periode)

  Fordel: Ingen beregningskompleksitet ved overdragelse
  Platform: Opret ny administrator-konto + importer data

---

Scenarie B: Midtvejsskift (hyppigst)

  Gammel administrator ansvar:
  → Leverer HCA-aflæsninger pr. overdragelsesdato
  → Leverer fjernvarmefakturaer for delperiode
  → Leverer á conto-opgørelse: Hvad har lejerne betalt?

  Ny administrator ansvar:
  → Overtager delperiode-data
  → Samler data fra gammel + ny administrator ved årsafregning
  → Bruger BEK 563 § 14: Pro-rata pr. delperiode

  Udfordring:
  → Gammel administrator bruger system A, ny bruger system B
  → HCA-data i proprietær format fra operatør (Techem/Brunata)
  → Platform: CSV-import fra gammel operatørs eksport

---

AES-nøgler ved administratorskift

AES-nøgler til krypterede wM-Bus HCA-målere:

EU EED 2023/1791 artikel 9c:
  → Ejeren har ret til dekrypteringsnøglerne
  → Operatøren MÅ IKKE holde nøglerne som gidsel
  → Lov trådte i kraft: 1. januar 2025

Praksis ved administratorskift:
  Techem (type 8 HCA):
  → Kræv skriftligt: "Overdragelse af AES-128 dekrypteringsnøgler"
  → Reference: EU EED artikel 9c, implementeret i Danmark 2025
  → Format: CSV eller Excel med meter_id + AES_key (hex 32 tegn)

  Brunata (apator162):
  → Samme procedure — brug EU EED artikel 9c
  → Nøgler kan anmodes via Brunata Nexus kundeportal

  Engelmann (SensoStar):
  → SensoStar 2 U: Nøgle specificeret ved bestilling (ejerbestemt)
  → Typisk ingen problem — nøgle kendes af ejer

Platform ved nøgle-import:
  → AES-nøgler importeres via "Målerkonfiguration" → "AES-nøgler"
  → Nøgler gemmes krypteret i databasen
  → Aldrig i logs, aldrig i exports
  → Verifikation: Klik "Test dekryptering" pr. måler

---

Pro-rata ved midtvejsskift

# server/src/distribution/period_split.py
# Håndterer midtvejsskift af administrator i en periode

from decimal import Decimal
from dataclasses import dataclass
from datetime import date


@dataclass
class PeriodSplit:
    """Opdeler én regnskabsperiode i to delperioder."""
    period_start: date
    period_end: date
    handover_date: date   # Dato for administratorskift

    @property
    def days_total(self) -> int:
        return (self.period_end - self.period_start).days + 1

    @property
    def days_old_admin(self) -> int:
        return (self.handover_date - self.period_start).days

    @property
    def days_new_admin(self) -> int:
        return self.days_total - self.days_old_admin

    def split_cost(self, total_cost: Decimal) -> tuple[Decimal, Decimal]:
        """
        Opdel omkostning proportionalt på de to perioder.
        Returnerer (gammel_admins_andel, ny_admins_andel).
        """
        ratio_old = Decimal(self.days_old_admin) / Decimal(self.days_total)
        old_share = (total_cost * ratio_old).quantize(Decimal("0.01"))
        new_share = total_cost - old_share
        return old_share, new_share


# Eksempel:
split = PeriodSplit(
    period_start=date(2025, 6, 1),
    period_end=date(2026, 5, 31),
    handover_date=date(2026, 1, 1),
)

total = Decimal("185000")
old_share, new_share = split.split_cost(total)
# days_old = 214, days_new = 151, days_total = 365
# old_share ≈ 108.493 kr.
# new_share ≈ 76.507 kr.

---

Platform-overdragelse workflow

Trin-for-trin platform-overdragelse:

1. Eksport fra gammel administrator
   → "Ejendomme" → Eksport → "Fuld overdragelsespakke"
   → ZIP: Alle aflæsninger (CSV), afregninger (PDF), AES-nøgler, config

2. Opret ny administrator-konto
   → Platform: Opret Tenant (ny administrationsselskab)
   → Opret ejendomme under ny tenant
   → Import: Upload overdragelsespakke (CSV-import)

3. Verificér data-integritet
   → Aflæsningsdækning: Alle målere har start-aflæsning
   → Á conto: Bekræft beløb pr. lejer stemmer med lejekontrakt
   → AES-nøgler: Test dekryptering på alle krypterede målere

4. Notifikation til lejere
   → "Kære lejer — din ejendom administreres fremover af ..."
   → Nyt á conto-betalingsoplysninger (PBS/Betalingsservice)
   → Magic link til lejerportal aktiveres med ny administrator

5. Dokumentation
   → Overdragelsesbrev arkiveres i platform
   → Audit-log: "administrator_change" event logges
   → Gammel konto: Deaktiveres (ikke slettet — 5-årig opbevaring)

Platform garanterer:
  → Ingen data slettes (soft delete + audit trail)
  → Historiske afregninger tilgængelige i 7 år
  → Lejerportal virker uafbrudt ved skift

---

Revisionsklausul i administrationsaftalen

Anbefalet kontraktklausul ved administratorskift:

§ X — Overdragelse af varmeregnskabsdata

"Ved opsigelse af nærværende administrationsaftale er
[Administrator] forpligtet til senest 30 dage inden
overdragelsesdato at levere følgende til [Ejer]:

a) HCA-aflæsninger pr. seneste fuldstændige kvartal
b) Fjernvarmefakturaer for indeværende regnskabsperiode
c) AES-dekrypteringsnøgler til alle installerede målere
   (jf. EU EED 2023/1791 artikel 9c)
d) Liste over á conto-beløb pr. lejemål med ikrafttrædelsesdato
e) Åbne indsigelser og tvister med lejere
f) Kalibreringsdokumenter og MID-certifikater

Format: Digitalt (CSV/PDF) kompatibelt med [Platform]."

Vigtig note:
  → Kravet om AES-nøgler er nu lovpligtigt (EU EED art. 9c)
  → 30-dages frist giver tid til at sikre datakontinuitet
  → Manglende levering: Erstatningspligt for administrator

---

Konklusion

Skift af ejendomsadministrator kræver en struktureret overdragelsespakke: HCA-aflæsninger, fjernvarmefakturaer, AES-nøgler og á conto-dokumentation. EU EED artikel 9c giver ejere ret til dekrypteringsnøglerne — brug dette aktivt ved skift fra Techem eller Brunata. Platform-overdragelse sker via eksport → import workflow med data-verificering og lejernotifikation. Indsæt en revisionsklausul med 30-dages leveringsfrist i administrationsaftalen for at sikre problemfri overdragelse.

Se AES-dekrypteringsdækning guide eller ny ejendom opstart guide.